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Comment fluidifier le travail des employés au quotidien ?

6/26/2021

Vers une amélioration de la productivité

Aujourd’hui l’entreprise, qu’elle existe sous la forme d’une PME ou d’une plus grande structure, voit ses process, relatifs à la gestion des finances, des ressources, des outils devenus de plus en plus complexes. On cherche souvent à mesurer et à quantifier la productivité des équipes et des projets sur lesquels celles-ci travaillent. La stratégie, la réalisation et l’exécution forment des variables mesurables et mesurées de façon trimestrielle et annuelle. L’amélioration est devenue le paradigme constant, au centre des préoccupations des managers et des dirigeants. Mais à quelle amélioration fait-on allusion? Au quotidien le temps de certains dépend du temps que perd les autres dans l’accomplissement de certaines tâches, c’est ce qui est appelé le «temps du processus». Ce temps a tendance à ralentir la réalisation et l’exécution de projets menés par les équipes. Alors comment pallier à cet allongement du «temps de processus»? De nombreux outils promettent la mesure de ce temps d’exécution et ainsi de mieux faire respecter les délais. Tout cela peut complexifier les choses au lieu de les simplifier. Est-ce que cette complexité améliore-t-elle pour autant la compétitivité et la productivité de l’entreprise ?

L’erreur est humaine et le logiciel ne connaît pas l’erreur ou comment fluidifier les flux de travail grâce à l’automatisation

Certains facteurs intrinsèques au travail conduisent à un sentiment de Bore-out ressenti par les employés: la répétition des tâches confiées, la monotonie de l’activité et la nature inintéressante de ces tâches. Ce phénomène a été introduit et observé à l’origine chez les travailleurs du secteur tertiaire en 2007, par deux consultants suisses, Peter Werder et Philippe Rothlin. Pourtant cette notion ressentie de Bore-out pourrait être écartée par l’adoption de l’automatisation. Elle consiste à «utiliser des logiciels pour créer des instructions dans le but de remplacer ou de réduire l’interaction humaine avec les systèmes informatiques»¹. Cela permet donc à la fois de réduire le nombre d’erreurs humaines et de fluidifier les flux de travail complexes. En allégeant ces flux, avec la réduction du nombre de tâches chronophages, elle permet aux employés de sortir de la monotonie de leur travail de tous les jours. L’automatisation, si elle est adoptée de façon homogène par l’entreprise, devient synonyme d’une plus grande rapidité d’exécution et d’une réduction de certains coûts d’exploitation. Les logiciels pourront alors traiter des tâches de manière dynamique et intelligente en fonction des paramètres prédéfinis. Cela représente un gain de temps pour les managers d’équipes, qui veulent croire aux bénéfices que représentent l’automatisation. Ceux-ci sont nombreux et impactent positivement les tâches qui nécessitent beaucoup d’opérateurs humains. L’idée pourtant n’est pas de remplacer l’action humaine mais plutôt de la laisser vaguer à des tâches qui sont d’une valeur intellectuelle toute autre.

La valeur intellectuelle du travail retrouvée

Une fois que certaines tâches sont automatisées, le personnel peut se concentrer sur la valeur intellectuelle du travail et offrir de la valeur ajoutée à son quotidien. La qualité de vie au travail redevient le prisme au travers duquel les salariés évoluent et progressent; mais aussi celui évalué par les managers d’équipe. En facilitant la diminution du «temps de processus», l’automatisation accroît le «temps d’action» des employés qui voient le périmètre de leur travail se dessiner de façon plus claire. Par conséquent, la valeur de temps pour les employés devient aussi de la valeur pour l’entreprise. L’automatisation, en fluidifiant les flux de travail, en augmentant la rapidité de la production de tâches améliore la productivité du travail. Elle représente un gain de temps à tous niveaux, à la fois pour les employés et les managers, lequel temps peut alors retrouver sa valeur. Optimiser les processus de travail grâce à l’automatisation présente donc de nombreux avantages. Développer votre stratégie d’automatisation est plus simple qu’il n’y paraît : il s’agit avant tout d’identifier vos besoins. Nos experts TooSmart sont là pour vous accompagner dans votre projet : n’attendez plus et réorientez vos équipes vers la performance ! 1 source: Redhat.com
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