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Gagner du temps en entreprise en automatisant les tâches répétitives

3/18/2021

On a tous, un jour, mal relu une présentation, mal évalué un candidat ou raté une opportunité par manque de temps. En entreprise, optimiser son temps est primordial, mais ce n’est pas toujours possible. Heureusement, de nouvelles technologies permettent aujourd’hui aux entreprises d’automatiser certaines tâches pour gagner du temps et augmenter leur productivité.

Le temps en entreprise : une ressource précieuse

Dans la vie comme en entreprise, le temps est la seule égalité absolue. Il est impossible d’en acheter ou d’en emprunter, qui que l’on soit. Il ne nous reste alors qu’à décider comment employer le temps qui nous est imparti.

En entreprise, ce principe est d’autant plus vrai que tenir des délais, prévoir à long terme, échanger avec ses équipes ou soigner les productions est souvent la clé du succès. Malheureusement, plus le volume d’activité est conséquent, plus les équipes s’agrandissent et évoluent, et plus l’entreprise implique des tâches répétitives et chronophages:

-   Comptabilité(saisie et suivi des devis, factures, paiements…) ;

-   Prospection et new business(présentation de produits, suivi des prospects, prise de rendez-vous, envoi de propositions commerciales…) ;

-   Aspect administratif du recrutement(rédaction de la promesse d’embauche, du contrat de travail, envoi d’informations sur l’entreprise aux candidats…).

En France, les PME perdent près de 8% de leur temps dans des tâches administratives (Sage/Plum). On parle de temps « perdu » car souvent, ces tâches éloignent les employés de leur cœur de métier et ont une faible valeur ajoutée.

Regagner le temps perdu en entreprise : un défi majeur

Des pertes concrètes pour l’entreprise

En entreprise, le temps c’est de l’argent ! Et quand le temps est perdu, l’argent l’est également : les PME françaises ont perdu en moyenne plus de 10 000€ de productivité dans des tâches administratives en 2017 (données comparées Sage/Plum et Insee).

Des tâches peu stimulantes pour vos équipes

Au-delà des pertes financières, le temps perdu sur des tâches répétitives et chronophages peut également vous faire perdre des employés. Aujourd’hui, 43%des salariés déclarent « répéter continuellement une même série de gestes ou d’opérations»(DARES).Une équipe qui passe la majeure partie de son temps sur une tâche répétitive, au lieu de se concentrer sur son cœur de métier, verra rapidement baisser sa motivation. Démotivés, les employé sont plus de chances de quitter l’entreprise. Ces employés sur le départ devront être remplacés, ce qui impliquera de nouveaux recrutements, chronophages sur le plan administratif.

Par ailleurs, une tâche qui, apriori, ne prendrait que quelques secondes, peut en réalité faire perdre plusieurs minutes, surtout si elle se répète : les interruptions régulières nous coupent dans notre concentration et augmentent le risque d’erreur humaine.

Regagner le temps perdu est donc primordial pour les entreprises, qui ont souvent un vaste chantier devant elles… Heureusement, des solutions, portées par les nouvelles technologies, ont plusieurs leviers pour les aider.

La solution pour gagner du temps en entreprise : automatiser les processus

Pour ces problématiques, la réponse peut être l’automatisation des processus. Cette approche utilise des applications et des algorithmes, et les fait travailler en équipe pour effectuer automatiquement de nombreuses tâches :

-   Saisir et suivre des données (collecter des informations et documents…) ;

-   Émettre des signaux (défaut de paiement, demande de contact entrante, mauvaise adresse mail…) ;

-   Émettre des messages (mail de relance, questionnaire de satisfaction à une date donnée, envoi de documents à signer…).

L’automatisation des processus peut s’appliquer, par exemple, au suivi des engagements. Avec des consommations qui se font désormais essentiellement en location, surveiller les dates de renouvellement est essentiel. Pour automatiser ce suivi, il vous suffira, à chaque nouveau contrat fournisseur, de renseigner le sujet, le montant, la date de reconduction et la date de rappel souhaitée. La solution d’automatisation prendra ensuite les choses en main :

-   Avec des points trimestriels sur vos contrats en cours ;

-   Avec des relances spécifiques pour chaque contrat à la date choisie.

Avec une solution de ce type, aucun risque de rater la date renouvellement d’un abonnement et de repayer une année complète inutilement : la charge mentale de vos équipes s’en verra grandement diminuée.

Gagner du temps en entreprise grâce à l’automatisation des processus peut sembler compliqué et très onéreux, mais il n’en est rien. Tout repose sur le fait de connaître vos besoins et de choisir la bonne approche. N’hésitez pas à faire appel à nos experts pour vous accompagner dans l’automatisation de vos processus, et projetez-vous dès maintenant : que ferez-vous de tout ce temps gagné pour votre entreprise ?

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TooSmart est une agence d’automatisation qui facilite la digitalisation des TPE et PME en proposant des solutions permettant d’automatiser les tâches répétitives du quotidien en entreprise

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