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Financiers, automatisez !

3/18/2021

Entant que directeur financier et administratif (DAF) vous constituez un véritable pilier au sein de l’entreprise : garant de la solidité comptable, de la cohérence fiscale et de l'homogénéité administrative. Vous veillez à la pérennité et rentabilité de l’activité.


Cependant, si vous avez l’impression d'être submergé par des tâches chronophages, cela signifie que vos activités de contrôle et analyse sont affectées négativement.


Dans des nombreuses TPE ou PME, il arrive aussi que les compétences du DAF soient utilisées pour des tâches ne relevant pas de sa mission principale : ressources humaines, enregistrement comptable, communication interne, relation avec les prestataires, etc.


Heureusement, la technologie vient vous aider et aujourd’hui des solutions innovantes existent pour automatiser la gestion de tout processus administratif improductif.


Comment savoir s’il faut automatiser ?

Le premier pas consiste à analyser les flux de travail, à la recherche des tâches gourmandes en temps et à faible valeur ajoutée.


En analysant votre timesheet, vous serez surpris de découvrir combien d'heures vous passez chaque semaine sur des activités laborieuses, relativement simples mais très peu productives.


Des journées entières à remplir d'interminables lignes Excel, à relancer des collaborateurs, à traiter des transactions...  Elles pourraient être mieux investies dans des actions d’analyse prédictive et de conseil au PDG.


Une agence spécialisée en automatisation peut alors réaliser pour vous(et avec vous) une étude approfondie de vos processus opérationnels de et en identifier les points d’amélioration en termes de productivité.


La deuxième étape de cette démarche consistera dans le choix des outils automatisés plus adaptés à vos besoins et à leur rassemblement pour créer un système de gestion cohérent et fonctionnel.


L’automatisation des tâches en comptabilité et gestion financière

Nous avons déjà donné quelques exemples mais la liste des tâches automatisables est bien plus longue : optimisation du suivi des encours, signatures des contrats, gestion des notes de frais, virements des salaires, etc.


Tous les outils de comptabilité ou certains outils dédiés intègrent progressivement des automatisations de traitement mais il reste souvent beaucoup à faire pour coller aux usages de votre entreprise.


Prenons le cas des notes de frais : leur gestion comptable peut devenir particulièrement pénible si les collaborateurs de l’entreprise se trouvent souvent en déplacement.  L'utilisation d'une application mobile pour la digitalisation des notes de frais peut simplifier la tâche du collaborateur mais le processus de traitement en entreprise reste assez lourd.


Un expert-comptable peut se retrouver à gérer des centaines de notes de frais par mois, même dans une entreprise de taille moyenne. La méthode traditionnelle prévoit la saisie une par une toutes les informations sous forme d'écriture comptable et qu’il calcule la TVA récupérable à la main.


Avec la même simplicité, dans le cas d’un suivi de projet, l'automatisation est capable de suivre les missions clients honorées, déclencher la facturation, analyser les temps travaillés par les collaborateurs et mettre à jour tous les données automatiquement.

Un choix stratégique

Cinéma et littérature de fiction nous ont souvent laissé un portrait assez contestable de l'intelligence artificielle et des conséquences de l’automatisation.


Aujourd’hui, c’est un évidence: la technologie a progressé au point de remplacer les hommes dans l'exécution et l'enchaînement de tâches de plus en plus élaborées.


Mais il est tout aussi vrai que créativité, réflexion stratégique et compréhension profonde des phénomènes complexes restent des prérogatives humaines irremplaçables.


Le directeur financier et administratif moderne ne doit pas craindre l'introduction de l'automatisation, mais la considérer comme un moyen d'améliorer la qualité de son travail. En se débarrassant des tâches chronophages et sans valeur ajoutée, il pourra consacrer plus de temps aux activités professionnellement  gratifiantes et utiles : l'analyse, le conseil et la stratégie.


Vous pourrez ainsi apporter des nouvelles solutions à votre direction et évoquer la possibilité d’une automatisation plus globale des processus d’entreprise. Dans l’objectif d'augmenter la productivité des collaborateurs, gagner en efficacité et devenir rapidement plus compétitifs.


Conduisez un audit en interne pour avoir une idée plus claire des points d’amélioration et parlons ensemble de comment automatiser vos processus d’entreprise !

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TooSmart est une agence d’automatisation qui facilite la digitalisation des TPE et PME en proposant des solutions permettant d’automatiser les tâches répétitives du quotidien en entreprise

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