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Office Manager : optimiser son impact grâce à l’automatisation

8/2/2021

Office Manager : optimiser son impact grâce à l’automatisation

À l’époque où les TPE et PME adoptent des structures hiérarchiques de plus en plus plates, elles cherchent aussi à recruter des profils nouveaux et polyvalents, souvent empruntés au monde anglo-saxon. Parmi eux, aujourd’hui l’Office Manager connaît une diffusion croissante en France et il vaut l’effort d'être mieux compris. Situé entre l’assistant de direction et le responsable administratif, l'Office Manager est un métier à part entière, qui répond au besoin d'alléger la charge de travail du directeur général et de mieux coordonner la vie du bureau. Sa nature multitâche demande d'importants atouts professionnels et personnels, mais aussi d’outils de travail adaptés. Réactivité, organisation et flexibilité sont certainement indispensables, mais compte tenu de l'ampleur de sa mission, l’Office manager peut lui-même se retrouver débordé, avec un impact négatif sur l’efficacité de l’organisation. Améliorer le travail de l’Office Manager grâce aux avantages apportés par l’automatisation correspond à investir dans une figure clé au sein de l’entreprise, avec des retombées positives pour tous en termes de productivité.

Un poste stratégique au coeur de l’entreprise

Les PME, les TPE et les start-up qui nécessitent d’une figure capable d’assister la direction, tout en supervisant la vie du bureau, trouvent dans l’Office Manager une figure stratégiquement essentielle. Attaché directement au directeur général, on peut l’imaginer comme un centre de contrôle et coordination, regroupant des fonctions typiques du secrétariat, de l'assistant de direction mais aussi du manager des ressources humaines et du responsable administratif et financier. Il s’agit d’une figure qui soutient le management, le soulage des activités à faible valeur ajoutée et lui permet de se concentrer sur la réflexion stratégique. Il s’occupe aussi de garantir aux employés des conditions de travail optimales, afin qu'ils puissent atteindre les objectifs assignés dans un environnement qui favorise la productivité individuelle et encourage l’engagement. Choisir d'employer et de former un Office Manager représente, surtout pour les petites et moyennes entreprises, un choix clairvoyant et un investissement aux retours organisationnels et économiques positifs et facilement mesurables.

Missions et tâches de l’Office Manager

S’il est difficile de décrire avec précision les missions de l’Office Manager, c’est en raison de sa grande polyvalence. En résumant, il assure le bon déroulement de toutes les activités effectuées au bureau et il supporte la direction. Selon les situations, et les missions qu’on lui a confiées, il s'occupe des tâches administratives, il veille à ce que la réglementation et la politique d’entreprise soient respectées, il évalue les processus et il cherche à améliorer les flux de travail. Si un problème d’organisation survient, il a pour mission de le résoudre le plus rapidement possible. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe et que ses besoins changent, ses responsabilités sont souvent sujets à d'importantes évolutions.

Assistance à la direction

L'Office Manager conserve les prérogatives de l'assistant de direction, voire du secrétaire et du standardiste. Il s’occupe ainsi de l’accueil téléphonique, de trier le courrier, de gérer les agendas, de fixer les rendez-vous, d’organiser le calendrier, de planifier les réunions et il s’occupe des réservations lors des déplacements.

Organisation de l’espace de travail

En plus de prendre en charge les fournitures bureautiques (matériel, snack, etc.), l’Office Manager veille à créer un environnement de travail favorisant le bien-être des employés et la bonne ambiance. Il gère la coordination interne du bureau, pour l’onboarding comme pour tous les besoins des collaborateurs. Parfois, il peut assumer les prérogatives d’une figure professionnelle venant du monde des start-up : le Chief Happiness Manager.

Supervision des équipes

Dans ce domaine, l'étendue de ses missions dépend beaucoup de la taille et de la structure de l’organisation. En général, l’Office Manager est chargé d'élaborer les processus, les mettre en œuvre, les évaluer et les améliorer. Si un responsable RH et un DAF sont présents, il interviendra en les supportant dans l’opérationnel.

Administration et finance

La plupart des postes impliquent le classement et l’organisation de dossiers mais aussi la gestion des budgets, des fiches de paie et des factures. Si l’entreprise utilise un timsheet, l’Office Manager en sera probablement le responsable.

Gestion des ressources humaines

En absence d’un responsable ou d’un directeur RH, il définit la politique et le programme de développement des ressources humaines, avec priorité au recrutement et à la formation des collaborateurs. Véritable pont entre la direction et l’ensemble des employés, il est l'interlocuteur privilégié des uns et des autres et il joue un rôle clé dans la résolution des conflits. Sa mission peut aussi l’amener à des actions de communication interne et de RSE.

Office Manager : pourquoi automatiser ses tâches

Une fois qu’on a investi dans le recrutement d’un Office Manager pour alléger le travail de la direction, est-il vraiment nécessaire d'automatiser une partie de ses tâches ? Et on pourrait aussi se poser la question inverse : pourquoi embaucher un Office Manager si on peut en automatiser les fonctions ? En première lieu, l’automatisation ne remplace pas les qualités humaines et on parle ici d’un profil professionnel riche en compétences (communication, gestion de projets, bon relationnel, capacité à établir priorités et délais…). En outre, son travail est souvent indispensable aux petites entreprises mais il est aussi varié, complexe et parfois chaotique. L’intelligence humaine est certainement nécessaire à créer de la cohérence et automatiser permet à l’entreprise de faire de ce poste un centre extrêmement efficace et précis pour la centralisation et la coordination des activités du bureau. L’utilisation d’outils tels que Notion, Coda, Zoho ou Airtable, permet de créer pour l’Office Manager des véritables applications sur-mesure et d’automatiser les tâches redondantes, à très faible valeur ajoutée et sujettes à l’erreur. Voici quelques exemples.

Planning des collaborateurs

L’Office Manager est souvent sollicitée par des demandes de congé, de RTT et par d’autres requêtes. Ils existent d'excellents outils permettant de saisir la disponibilité des membres de l’équipe, puis de générer automatiquement un planning accessible à tout le monde. Le tout est modifiable manuellement si besoin, mais il est largement plus simple que de le concevoir de toutes pièces.

Envoie des fiches de paie

La préparation et distribution des fiches de paie sont d'autres tâches courantes facilement automatisables. Si l’entreprise travaille régulièrement avec des collaborateurs externes, ils pourront également saisir leur emploi du temps et être payés par le moyen de virements automatisés.

Provisions et fournitures

L’Office Manager peut mettre en place un système d'approvisionnement automatique des stocks (fournitures de bureau, snacks pour les collaborateurs, etc.), personnalisable sur la base de demandes et préférences spécifiques.

Traitement des commandes

Souvent chargé de gérer commandes, factures et devis, l’Office Manager peut automatiser leur traitement, par exemple, en fonction des données recueillies dans une application créée ad hoc et après un processus de vérification paramétré en amont. Vu la nature polyvalente de son métier, les possibilités d’automatisation pour l’Office Manager sont très larges. Conduisez un audit de votre système d’information et découvrez les points d'améliorations. L’agence d’automatisation TooSmart peut vous accompagner dans l’évaluation et conception d’un système de gestion efficace intégrant les automatisations nécessaires. L'utilisation du NoCode nous permet de créer des applications sur-mesure dans un temps et un budget réduit au minimum. Contactez-nous et parlons-en ensemble.
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