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Optimiser les processus en entreprise grâce à l'automatisation

3/18/2021

Pourquoi optimiser les processus dans votre travail ?

En entreprise, on fait régulièrement face à des tâches chronophages et répétitives. Comptabilité, formalités administratives, suivi des projets internes, suivi clients… Ces missions essentielles, mais peu stimulantes, peuvent représenter beaucoup de temps passé et vous éloignent de votre cœur de métier. Avec les nouvelles technologies, de nouvelles façons d’optimiser vos flux d’activité et vos processus se développent, et elles pourraient répondre à plusieurs de vos besoins !

Processus de travail : définition

Un processus de travail, ou flux de travail, définit un ensemble de tâches nécessaires pour accomplir un travail spécifique.

Par exemple, dans les ressources humaines, le recrutement d’un nouvel employé implique de nombreuses étapes administratives, une fois le bon profil trouvé : la rédaction d’une promesse d’embauche, qu’il faut faire signer, suivie de la rédaction d’un contrat, à faire signer également, ainsi que tous les autres échanges nécessaires sur le plan légal et réglementaire  pour récupérer les documents utiles à l’entreprise et au collaborateur (numéro de sécurité sociale, permis de conduire, diplômes, règlement intérieur, livret d’accueil…).

Des équipes éloignées de leur cœur de métier

On voit combien ces processus peuvent prendre du temps, d’autant plus si l’entreprise est en pleine croissance et cherche constamment à agrandir son équipe ! Mener tous ces recrutements de front, en gérant les formalités administratives, peut s’avérer extrêmement chronophage. Aujourd’hui, les managers passent plus de 50% de leur temps sur des tâches administratives (Harvard Business Review)au lieu de passer du temps avec leurs équipes, leur cœur de métier.

Augmentation du risque d’erreurs humaines

Par ailleurs, effectuer des tâches répétitives augmente le risque d’erreurs humaines. Erreurs de saisie, paiement non vérifié, client non relancé… Tout le monde peut se tromper, surtout lorsque l’on manipule de nombreuses données à la main ! Au-delà de leur gravité, ces erreurs devront ensuite être détectées, comprises et corrigées. Autant de nouvelles tâches répétitives, fastidieuses et chronophages…

Optimiser les processus de travail grâce à la technologie

Pour optimiser ces processus aux multiples tâches, les nouvelles technologies ont fait émerger une nouvelle approche :l’automatisation des processus. Cette nouvelle stratégie consiste à utiliser des applications et des algorithmes pour accomplir automatiquement toutes les tâches d’un processus. Cette approche permet de réduire les temps de processus et de mieux structurer leur fonctionnement.

Dans le secteur événementiel, l’organisation de congrès, séminaires et autres rassemblements nécessite énormément d’échanges d’informations qui peuvent s’automatiser. Invitation, inscription, relance, envoi de détails sur l’événement à une date donnée, confirmation…Toutes ces étapes peuvent s’anticiper et se dérouler selon un enchaînement logique construit en amont. Libérée de ces tâches, l’équipe organisatrice pourra se recentrer sur l’événement en lui-même, dont la qualité augmentera.

Optimiser les processus de travail : quels bénéfices ?

De ce fait, l’automatisation des processus permet plusieurs bénéfices conséquents :

1) Optimiser la gestion du temps à tous les niveaux de votre entreprise.

2) Motiver vos équipes, recentrées sur leurs cœurs de métier.

3) Par conséquent, renforcer votre productivité et vos performances;

4) Réduire les risques d’erreurs humaines et le besoin de relectures et vérifications  ;

5) Accompagner sereinement votre croissance: votre volume d’activité peut augmenter sans nécessiter davantage de gestion côté RH, comptabilité ou commercial.

Pour développer une stratégie d’automatisation cohérente, l’essentiel est de connaître vos besoins et d’identifier les tâches à optimiser. En théorie, toute tâche qui peut s’écrire comme une succession de règles est automatisable. Les possibilités d’applications sont très nombreuses !

Optimiser les processus de travail grâce à l’automatisation présente donc de nombreux avantages. Développer votre stratégie d’automatisation est plus simple qu’il n’y paraît : il s’agit avant tout d’identifier vos besoins. Nos experts TooSmart sont là pour vous accompagner dans votre projet : n’attendez plus et réorientez vos équipes vers la performance !

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