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Nos cas d’usage

Et si l’automatisation pouvait améliorer la productivité de votre entreprise?
Découvrez les solutions d’automatisation que nous avons apportées à nos clients.

Automatiser sa prospection commerciale

La problématique de notre client

Société de service marketing de 30 salariés, notre client dispose d’une stratégie Inbound Marketing, générant des leads entrants via son site internet. Le nombre de leads s’intensifie chaque mois, mais l’entreprise ne dispose que d’un commercial, chargé du cycle de vente dans son intégralité, du premier contact à la signature. Les opportunités manquées se multiplient, et les rapports avec les prospects perdent en qualité.

Les résultats obtenus

Le commercial suit 2,5 fois plus de prospects en simultané, et augmente son taux de signature de 30 %. Les prospects apprécient la réactivité de l’entreprise, et le commercial peut accorder toute son énergie aux prospects durant les rendez-vous, plutôt que dans la gestion administrative.

Les solutions TooSmart

Pour répondre à cette problématique, nous avons mis en place deux systèmes d’automatisation :

Automatisation d’une fiche prospect

La création automatique d’une fiche prospect dans le CRM à chaque lead entrant, l’envoi d’un mail de prise de contact comprenant un lien pour prendre rendez-vous, avec un dispositif de tracking de l’ouverture des documents. S’en suit une relance automatique à J + 3. Cette première automatisation permet de soigner le premier contact, et d’être réactif dès l’entrée de nouveaux leads.

Création d’une proposition commerciale format PDF

La création d’une proposition commerciale en format PDF, selon 6 critères paramétrés en amont, et son envoi automatique avec tracking d’ouverture. S’en suit une relance automatique à J+5, un dispositif de signature électronique, avec une alerte pour le commercial en cas de signature. Cette seconde automatisation permet au commercial de finaliser rapidement et facilement la vente.

Digitalisation RH : automatiser les processus d’embauche

La problématique de notre client

Entreprise du numérique en forte croissance, notre client recrute massivement, avec plusieurs postes ouverts en permanence. L’Office Manager en charge de l’administratif des RH est seule responsable des embauches. Ces processus lui prennent un temps important, ce qui rend difficile la gestion des autres tâches administratives liées à la sphère RH, et l’accueil des nouvelles recrues se fait parfois un peu brouillon.

Les résultats obtenus

L’Office Manager de l’entreprise peut gérer jusqu’à 10 processus d’embauche par mois, tout en offrant un accueil de qualité et chaleureux aux nouveaux salariés.

Les solutions TooSmart

Pour alléger la charge administrative liée aux embauches, nous avons proposé deux solutions d’automatisation :

Création automatique et envoi de promesse d’embauche

La création et l’envoi automatiques d’une promesse d’embauche, sur la base du formulaire relatif au candidat, et la création automatique d’un contrat de travail avec un dispositif de signature en ligne.

Automatisation du processus d’unboarding

Une fois le contrat signé, nous automatisons le processus d’onboarding du nouveau salarié : envoi automatique d’un formulaire pour le recueil des informations administratives, envoi du livret d’accueil, diffusion de l’information en interne. L’Office Manager peut ainsi retrouver toutes les informations liées au nouveau salarié dans un dossier dédié.

Sécuriser ses données et les processus de facturation

La problématique de notre client

Cabinet d’expertise comptable comprenant 45 collaborateurs, notre client utilise les temps saisis par chaque collaborateur comme base de calcul pour éditer ses factures. Seulement voilà, il n’existe pas de système de facturation centralisé, et les managers éditent les factures selon le tableau Excel rempli par chaque collaborateur. Un fonctionnement chronophage, qui manipule des données sensibles non-sécurisées, et qui donne lieu à de nombreuses erreurs.

Les résultats obtenus

Le temps de récupération des données a été divisé par 4, et le temps de préparation des factures ainsi que le temps de relance a été divisé par 10. Dans l’ensemble, les collaborateurs et les managers ont tous profité d’un gain de temps considérable. De plus, les flux de données sont maintenant sécurisés, et les erreurs de saisie ont été réduites de 90 %.

Les solutions TooSmart

Nous avons proposé une automatisation en deux phases afin d’optimiser le processus de facturation :

Automatisation et planification de la gestion du temps

La création d’une application permettant à chacun de saisir ses temps rapidement, avec des rappels réguliers pour prévenir les oublis, le tout centralisé et sécurisé pour analyser efficacement ces données.

Automatisation de la création de factures

La création automatique de factures en fonction des données recueillies dansl’application, après un processus de vérification paramétré en amont.

Automatiser la gestion de communauté

La problématique de notre client

Association comptant de nombreux membres, notre client organise 8 rassemblements par an, mêlant interventions de conférenciers et moments d’échanges. La gestion administrative de l’association, et notamment les inscriptions et adhésions, ainsi que l’organisation des évènements, est répartie entre plusieurs membres de l’organisation. Ainsi, certaines informations se perdent, des oublis se produisent, et les flux de données ne sont pas sécurisées.

Les résultats obtenus

La gestion des adhésions et des inscriptions a été largement simplifiée, les erreurs considérablement réduites, et les données personnelles des membres sont désormais sécurisées. Le temps consacré aux adhésions ainsi qu’à l’organisation des évènements a été divisé par 10, ce qui permet aux membres de l’association de se concentrer sur la mission qui les anime.

Les solutions TooSmart

Nous avons proposé à notre client des automatisations pour mieux organiser la gestion de sa communauté :

Automatisation des adhésions et relances annuelles

Tout d’abord, une application pour centraliser la base des adhérents : les adhésions annuelles et les relances sont complètement automatisées, comprenant les variables de tarif selon l’ancienneté ou les activités de chacun durant l’année. La campagne d’inscription est elle aussi automatisée, avec le recueil et la sécurisation des données nécessaires pour inscrire chaque membre.

Automatisation de l’organisation des événements

Ensuite, une application pour automatiser l’organisation des évènements : l’envoides invitations, les relances, et les enregistrements des participants se font automatiquement. Les plans de table peuvent également être créés et envoyés automatiquement, ainsi que les mails de remerciements.

Vous aussi, vous voulez profiter d’une solution personnalisée pour automatiser
les processus de votre entreprise ?

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TooSmart est une agence d’automatisation qui facilite la digitalisation des TPE et PME en proposant des solutions permettant d’automatiser les tâches répétitives du quotidien en entreprise

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