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Qu'est-ce que l'automatisation des
processus d'entreprise?

L’expression “automatisation des processus” vous paraît peu concrète ? On vous explique tout !

Qu’est-ce qu’un processus de travail et pourquoi l’optimiser ?

Un processus de travail, ou workflow, est un enchaînement de tâches qui cherchent à accomplir un travail spécifique. Le terme peut donc s’appliquer à tous les métiers et à toutes les entreprises.

Dans un secteur sensible comme l’industrie, effectuer des contrôles de sécurité à grande échelle implique de nombreuses étapes :
- la rédaction d’un compte-rendu (souvent à la main) pour chaque audit ;
- l’envoi de ces comptes-rendus à la personne chargée de les compiler ;
- l’intégration (voire la réécriture) de ces documents dans un logiciel pour les comparer ;
- l’identification des sites et chantiers problématiques ;
- l’émission d’une note aux sites concernés pour qu’ils adaptent leurs causeries sécurité...
Aujourd’hui, de nombreux processus sont des processus numériques récurrents : saisie de données Excel, mise à jour du CRM, édition de factures, rédaction de contrats... Selon une étude, les managers passent 50% de leur temps sur des tâches administratives. Autant de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, qui pèsent sur vos salariés et votre entreprise. Le besoin d’optimisation des processus et de simplification du système d’information (SI) se fait sentir dans de nombreux contextes. C’est là qu’intervient l’automatisation des processus.

Automatisation des processus : définition

L’automatisation des processus est une technologie qui utilise des applications pour qu’elles accomplissent certaines tâches de façon automatisée. Ces applications sont intégrées dans un écosystème commun, qui les met en relation pour que les tâches s’enchaînent de façon fluidifiée, conduisant à un processus automatisé.

L’automatisation des processus peut se rapprocher de la Robotic Process Automation (RPA), à ceci près que la RPA concerne en général la production industrielle. L’automatisation des processus concerne surtout le secteur tertiaire : la comptabilité, le contact commercial, la gestion des ressources humaines...
En principe, toute tâche qui peut s’écrire comme une succession de règles peut être automatisée. Dans le cas de contrôles de sécurité à grande échelle, une entreprise dotée d’un système automatisé n’aura qu’à équiper ses contrôleurs de l’application de compte-rendu adéquate pour qu’ils y entrent leurs observations. Ces dernières pourront être structurées en parties et sous-parties thématiques pour uniformiser les comptes-rendus. Ces données seront automatiquement centralisées et agrégées pour identifier rapidement et avec très peu d’interventions humaines les points problématiques. Un gain de temps et d’efficacité conséquent pour les personnes chargées de superviser la sécurité de nombreux sites, surtout dans l’optique de l’obtention d’une certification !

Pourquoi automatiser ses processus ? Pour gagner du temps !

L’automatisation des processus ne veut pas remplacer les humains par des robots. Son objectif est de décharger les humains de tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée.

Les stratégies d’automatisation ont besoin de temps lors de leur installation : identification des tâches à automatiser, schématisation des liens entre les applications, intégration de ces applications dans le SI de l’entreprise... Mais ce temps investi est rapidement rentabilisé : le premier avantage de l’automatisation des processus est le gain de temps, qui débouche souvent sur un gain de productivité.

Alors pourquoi automatiser ? La réponse est simple : une fois les tâches répétitives et chronophages automatisées, vos salariés peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. Vos collaborateurs travailleront plus efficacement, seront moins interrompus par des problèmes parasites, et pourront compter sur des indicateurs de performance pour suivre l’évolution des processus automatisés.

Au-delà du gain de temps, les tâches automatisées permettent d’améliorer la qualité de production en elle-même, car elle réduit les erreurs humaines.

L’automatisation des processus : pour augmenter la fiabilité des données !

Une réduction du nombre d’erreurs humaines, c’est également une meilleure gestion du temps : les tâches ont moins de risques de s’allonger indéfiniment, et sont de fait plus faciles à calibrer. Un avantage non négligeable pour vendre une prestation, anticiper un recrutement ou préparer un planning.

Autant d’éléments qui facilitent la vie de l’entreprise, réduisent les pertes de temps et augmentent la productivité ! Mais vos salariés aussi ont tout à gagner avec les processus automatisés.

En laissant des solutions d’automatisation prendre en charge les tâches répétitives, le risque d’erreur humaine disparaît. Tout le monde fait des erreurs, mais pas les tâches automatisées !

Plus besoin de relire une promesse d’embauche avant envoi, plus besoin de chercher pendant des heures d’où vient l’erreur dans le tableau de trésorerie, et plus de risque d’oublier la pièce-jointe lors de l’envoi d’un mail important ! La charge mentale de chaque employé et de chaque manager s’en trouve allégée, et leur concentration peut se porter sur des sujets plus importants.

L’automatisation des processus pour se concentrer sur son cœur de métier et améliorer le bien-être au travail

Soulagés des tâches répétitives et monotones, vos salariés peuvent se focaliser sur leur cœur de métier, qui comporte souvent une valeur ajoutée bien plus motivante : les contacts humains pour les DRH, la fonction conseil pour un commercial, ou les recommandations stratégiques pour un trésorier, par exemple.

Les collaborateurs souhaitent de plus en plus un travail porteur de sens, et craignent de voir leurs compétences sous-utilisées. Les solutions d’automatisation permettent donc de rendre à vos employés la clef de leur épanouissement professionnel !

Moins d’imprévus, moins de relectures, moins d’erreurs et moins de corrections d’urgence : l’automatisation des processus permet de mieux gérer sa journée de travail et de mieux conjuguer vie professionnelle et vie privée. La dématérialisation de nombreuses tâches permet d’ailleurs de favoriser le travail hybride et le télétravail, demandé par de plus en plus de collaborateurs. Autant de points positifs pour le moral et la motivation de vos collaborateurs, qui se traduiront par un gain de productivité pour votre entreprise : un employé heureux travaille avec plus d’efficacité qu’un salarié frustré !


L’essentiel n’est plus de savoir pourquoi automatiser, mais davantage comment automatiser...
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